Добро пожаловать!
Здравствуйте, дорогие коллеги, и добро пожаловать на первую совместную неделю с руководителем!

На этой странице вы найдете информацию, которая поможет вам адаптироваться в новом проекте:

  • Как пройдет первая встреча и что мы на ней будем делать
  • Шаблон брифа для первой встречи
  • Примеры и форматы отчетов для совместной работы
  • Что такое 15-минутки, зачем они нужны и как их проводить
  • Примеры таск-менеджеров
Наша работа начнется с проведения совместной встречи с руководителем, на которой мы обсудим все нюансы совместной работы и примем первые задачи. Чтобы провести встречу эффективно, ознакомьтесь с видео по ссылкам ниже:

Шаблон находится по ссылке

Заранее скопируйте файл на свой диск именно в нем мы будем заполнять всю информацию на встрече
Таск - менеджеры для ведения задач:
- YouGile
- Mogu.so (нюанс: нет приложения на телефон)
- Kaiten (наш самый любимый)

Это список тасков, которые наиболее удобны для работы ассистент + руководитель, если у вас есть свой любимый таск, вы конечно же можете использовать его.

Ниже пример грамотно заполненного таска:
Встречи на 15 минут:

Задача: синхронизироваться по встречам и задачам на текущий день, устранить препятствия в работе над задачами

  • Встреча не должна занимать более 15 минут. Все большие уточняющие вопросы переносятся на отдельное время.
  • Во время встречи необходимо открыть таск-менеджер с уже актуализированными задачами на день и двигаться по нему, добавляя новые задачи или убирая неактуальные.
  • За время встречи и ассистент, и руководитель должны ответить на три вопроса:

  1. Что сделано вчера?
  2. Что необходимо сделать сегодня?
  3. Вопросы к ассистенту/вопросы к предпринимателю.
Отчеты о проделанной работе:

Отчет помогает оценить проделанную работу за день
и убедиться, что никакие задачи не забыты и всё остается
в фокусе у ассистента (так мы снимаем тревожность руководителя).
Это также дополнительный повод напомнить, что от руководителя ждут ответа на вопрос или согласования.

Правила здесь простые:

— Задача не выполнена? Опиши, почему и что ты будешь делать дальше.
— Ждешь согласования документа, чтобы продвинуться дальше? Отлично, сразу к отчету прикрепи ссылку на документ (это увеличивает шанс на согласование примерно на 50%).
— Задача выполнена? Отлично, прикрепи к отчету ссылку на нее.

Важно всегда и по любому вопросу прикладывать руководителю ссылку или указывать, где можно посмотреть.

Ежедневные отчеты с итогами работы — это спокойный руководитель и меньше выпитой валерьянки ассистентом.
К тому же, работа будет двигаться быстрее и оперативнее.

Ниже пример хорошего отчета:
Ну вот и все, ждем согласования встречи в чате и до встречи!

Важное ко встрече:
  1. Назначить время первой встречи с предпринимателем в чате
  2. За час до встречи подтвердить “Все ли в силе?”
  3. За 5 минут до встречи прислать ссылку на ZOOM
  4. В зум обязательно заходить с устройства с которого вы можете сделать запись встречи, перед началом встречи поставить запись
  5. Заранее скопировать себе файл “Бриф-шаблон”, чтобы во время встречи вы могли сразу в него вносить информацию
Made on
Tilda